{Hướng Dẫn} Tạo Bảng Chấm Công Excel Đơn Giản Nhất

0

Trước khi tạo file excel, bạn nên hình dung trước khi xem tệp dot sheet bảng chấm công excel Nó là gì, bao nhiêu trang, nội dung, cách thức hoạt động…? Bạn càng trả lời được nhiều câu hỏi, bạn càng biết cách làm việc trong excel để đạt được kết quả như mong muốn.

Tôi sẽ chỉ cho bạn cách thiết lập một mô hình bảng chấm công như thế này:

  • Bảng 13, 1 tờ cho mỗi tháng và 1 tờ cho danh sách nhân viên
  • Trung bình 20 nhân viên mỗi tháng
  • Người dùng có thể thay đổi ký hiệu công ty (mỗi người có thể chấm 1 ký hiệu kiểu nhưng sẽ giống nhau trong 12 tháng)
  • Mỗi công thức bảng có một ngày và ngày cụ thể trong tháng. Vào các ngày thứ bảy và chủ nhà Nhật Bản, tự động thay đổi màu sắc khác với ngày thường.
  • Hàng ngày sẽ kết thúc các ngày trong tháng. Cuối tháng sẽ tính tổng cho tháng.
  • Tên nhân viên trong bảng chấm công sẽ được lấy từ danh sách nhân viên
  • Có thể liên kết giữa các tháng với nhau để dễ dàng thao tác.

Xem thêm >>> Máy chấm công nhận diện khuôn mặt TimeFace

Các bước tạo bảng chấm công excel

bảng chấm công excel

Bố cục SHEET

Về mô hình là 13 tờ, nhưng khi bắt đầu chúng tôi chỉ cần 2 tờ:

  • 1 sheet là danh sách nhân viên (DSNV)
  • 1 sheet là 1 tháng (hoàn thành trong 1 tháng, bạn có thể copy sheet này và đổi tên sau)

SHEET danh sách nhân viên

Thành phần chính của nội dung trong trang này là Tên và ID của Nhân viên. Cần tạo một công nhân mã vì có thể có các tên trường trùng lặp. Khi quản lý mã hóa sẽ tránh được các trường hợp trùng lặp.

Ngoài ra còn có các nội dung khác liên quan đến nhân viên như: ngày tháng năm sinh, quê quán, số CMT, ngày nhập cảnh, v.v.
Bạn có thể tạo như sau:

+ Cột E (ngày tháng năm sinh), bạn bôi đen cả cột (đưa con trỏ chuột lên đầu cột – chữ E, bấm cả cột), định dạng ô / Number / Custome / chọn dd-mm – yyyy. Tác dụng: khi bạn nhập bất kỳ ngày loại dữ liệu nào vào cột này, cột sẽ tự động trở về dd-mm-yyyy (01-01-2014)

bảng chấm công excel

Các bảng tính nhân viên hầu hết được nhập bằng tay và không phức tạp chút nào.
Lưu ý: Bạn chừa khoảng 2-3 dòng trên cùng để tạo liên kết đến các sheet khác. Để lại một cột cho căn phòng nếu bạn cần thêm plug-in.

BẢNG THÁNG 1

Đầu tiên, bạn tạo khung cho công cụ bảng với nội dung như sau: tiêu đề – công cụ bảng, tháng, phòng ban, công cụ định mức của tháng, các cột gồm: mã nhân viên, tên nhân viên, ngày trong tháng (31 cột tương ứng với 31 ngày – số ngày lớn nhất trong tháng), 4-5 cột quy tắc tính, 1 cột ghi chú

Sau đó bạn kéo giãn chiều rộng của các cột sao cho dễ nhìn, dễ nhìn. Các cột ngày trong tháng có thể được thu nhỏ vừa đủ để chấm công. Công cụ cột được chỉ định cũng không cần thiết lắm. Tên cột chính và mã hiển thị nhân viên là đủ.

Co width: bạn bôi đen các cột ngày tháng, chuyển thành nơi làm việc (trong ví dụ: bôi đen từ cột E sang cột AM), sau đó bôi đen cột E khoảng 30 pixel (hoặc bôi đen từ cột E sang cột AM, sau đó bấm Command Chiều rộng cột, chọn 3,13 tương ứng với 30 pixel)

Vậy là xong, bạn đã hoàn thành phần khung của bảng chấm công excel. Tiếp theo chúng ta sẽ thực hiện thao tác chọn ngày của công thức bảng.

Tạo ngày trong bảng chấm công excel

  • Năm đầu tiên sử dụng được xác định. Trong giá trị đầu vào D1 của năm. Ví dụ 2014
  • Tại ô B4 (ký hiệu tháng), chúng ta nhập ngày để xác định hàm: = date ($ D $ 1; 1; 1)
    Lưu ý rằng các phần tử chức năng có thể có dấu; hoặc dấu trang, cài đặt của máy tính. Tại máy tính sử dụng thủ công của tôi;
    Ngày nội dung hàm: xác định giá trị của tháng theo định nghĩa giá trị trong hàm. Các giá trị theo thứ tự là Năm, tháng, ngày. Trong hàm trên là Năm = giá trị trong ô D1, Tháng = 1, Ngày = 1
  • Sau khi nhập hàm, trong ô B4, chọn định dạng / ô tùy chỉnh / nhập giá trị [“tháng” mm “năm” yyyy] trong hộp Loại ở bên phải, sau đó nhấn ok (dấu ngoặc kép + tháng + dấu + dấu ngoặc kép + mm + dấu ngoặc kép + năm + dấu cách + dấu ngoặc kép + yyyy)
  • Bạn có thể di chuyển ô từ ô B4 sang ô D4 để hiển thị đủ nội dung cho người xem.
  • Trong ô ngày 1 (ô E9), bạn nhập = b4 để xác định ngày đầu tiên của tháng.
  • Trong ô F9, nhập = e9 + 1 (ngày tiếp theo của tháng)
  • Sao chép công thức trong ô F9 sang ô tiếp theo, lên đến ô thứ 31 (ô AI9) với như sau:
  • Phương pháp 1: Đánh dấu từ ô F9 đến ô AI9, nhấn Ctrl + RED
    Cách 2: Nháy chuột vào ô F9, giữ chuột tại vị trí chấm đen trong ô sao cho trỏ chuột trở thành dấu +, rê chuột đến ô AI9 rồi thả
  • Đánh dấu từ ô E9 đến ô AI9, chọn Định dạng ô / tùy chỉnh / Loại mục, nhập dd và sau đó nhấn ok (chỉ mục ngày)
  • Nội dung trong các ô từ E9 đến AI9 sẽ hiển thị ngày như trong bảng trên.
  • Nội dung chức năng:
  • Ngày trong tuần (e9): là ngày nhận giá trị trong tuần của ô E9. Nếu nội dung của tuần có một hàm không đặt quy tắc vào ngày trong tuần, thì nó sẽ tự trả về theo thứ tự Chủ nhật, Thứ hai, Thứ ba … Thứ bảy (Bắt đầu từ Chủ nhật, kết thúc Thứ bảy) và trả về giá trị Từ 1 đến 8

bảng chấm công excel

  • Chọn: là một hàm trả về giá trị. Đầu tiên, giá trị trong hàm là giá trị được chọn làm cơ sở xác định. Theo sau giá trị là nội dung trả về tương ứng với đầu giá trị.
  • Ở hàm trên, vào ngày 01/01/2014 khi sử dụng ngày thường hàm sẽ trả về giá trị là 4, khi sử dụng hàm select với thứ tự tương ứng là chủ nhật, thứ 2, thứ 3… thứ 7 thì giá trị sẽ là 4 đó. sẽ tương ứng với cuộc tham vấn. Vì hàm ngày trong tuần không trả về thứ tự cho ngôn ngữ, nên chúng ta phải kết hợp với hàm chọn để biết ngày đó là ngày nào trong tuần
  • Sao chép công thức trong ô E10 sang ô bên phải, tối đa ô AI10 (ngày 31)
  • Tuy nhiên, không phải tháng nào cũng có 31 ngày nên để tránh hiển thị ngày của các tháng khác trong tháng, chúng ta làm như sau:
    + Bắt đầu từ ngày thứ 29 (ô AG9) ta điều chỉnh hàm như sau: = IF (DAY (AF9 + 1) = DAY (E9); “”; AF9 + 1)
    Hàm nội dung: Nếu giá trị ngày của AF9 +1 theo giá trị của ô O9 thì ô E9 sẽ trả về giá trị trống, nếu không bằng sẽ trả về giá trị AF9 + 1 (Có nghĩa là nếu tháng 2 có 28 ngày thì ngày 29 sẽ là 01 / 03, do đó, ngày giá trị là 1, bằng ngày giá trị của ô E9, nếu có, nó sẽ trống, không hiển thị 01/03. 29 ngày sẽ chuyển sang ngày 29)
  • Trong ô AH9, chúng ta sử dụng hàm sau: = IF (AG9 = “”; “”; if (DAY (AG9 + 1) = DAY (E9); “”; AG9 + 1))
    Nội dung hàm: IF thứ 1: Nếu ô AG9 trống thì ô AH9 cũng sẽ trống (tức là trường hợp 2 có 28 ngày thì sẽ không có thứ 30)
    IF thứ 2: tương tự như hàm if trong ô AG9, tức là nếu tháng 2 có 29 ngày thì 30 ngày sẽ không hiển thị.
  • Trong ô AI9, chúng ta sử dụng hàm sau: = IF (AH9 = “”; “”; if (DAY (AH9 + 1) = DAY (E9); “”; AH9 + 1)) Nội dung hàm:
  • IF thứ nhất: Nếu AH9 là null, thì AI9 cũng sẽ là null (tức là nếu không có ngày thứ 30 thì không có ngày 31)
  • NẾU Thứ Hai: nếu tháng chỉ có 30 ngày, sẽ không có ngày thứ 31

Xem thêm >>> Đánh giá máy chấm công face tốt nhất hiện nay

  • Khi các ô AG9, AH9, AI9 trống, hàm chọn trong các ô AG10, AH10, AI10 sẽ phát sinh lỗi. Nhưng nó không ảnh hưởng đến máy tính bảng, vì vậy không cần phải lo lắng về công việc này.
  • Vì vậy, chúng tôi đã thực hiện các ngày trong tháng và các ngày trong tuần.
  • Tiếp tục làm việc tự động thay đổi màu thứ bảy, chủ nhật cho những ngày khác với các ngày trong tuần
  • Đánh dấu nội dung trong bảng (Từ E9 đến AI30 – tức là tất cả nội dung của ngày trong tháng và phân chia của nhân viên), chọn chức năng Định dạng có điều kiện, trong sự kiện phần Định dạng bài viết, chọn Quy tắc mới.bảng chấm công excel
  • Trong bảng Quy tắc Định dạng Mới, bạn chọn cuối dòng trong phần Chọn loại quy tắc là Sử dụng công thức để chỉ định các ô cần định dạng (Sử dụng công thức để mô tả các ô định dạng)
  • Trong phần Định dạng giá trị mà công thức này đúng, chúng ta nhập hàm
    = if (ngày trong tuần (e $ 9) = 1; true; false)
    Nội dung hàm: Nếu ngày trong tuần ở ô e9 là 1 (tức là chủ nhật) thì đúng, ngược lại sẽ sai. Nếu có, thì Định dạng có điều kiện sẽ được áp dụng. Đặt e $ 9 được cố định là hàng 9, tính từ cột e.
  • Sau khi thiết lập chức năng, chúng tôi thiết lập định dạng cho CF. Trong định dạng bảng, bạn có thể chọn chữ cái, màu văn bản ở Phông chữ, màu nền ở Tô màu, hộp kiểm ở Viền … (giống như ô định dạng của ô Định dạng thông thường). Sau khi chọn định dạng, hãy nhấp vào ok
  • Làm tương tự với định dạng ngày thứ 7:bảng chấm công excel
    Đánh dấu vùng bảng, chọn định dạng có điều kiện chức năng / Quy tắc mới / Sử dụng công thức…, nhập hàm = if (ngày trong tuần (e $ 9) = 7; true; false), chọn định dạng kiểu cho Thứ Bảy
  • Cài đặt định dạng cho các cột không chứa giá trị ngày (ví dụ: tháng 2 có 28 ngày, tự động đánh dấu các ngày trống để phân biệt) Bước 1: Trong ô B4, giá trị tháng đã sửa đổi là 2 để thử Bước 2: Đánh dấu vùng trong bảng, chọn chức năng Định dạng có điều kiện / quy tắc mới / sử dụng công thức…, nhập hàm = if (e $ 9 = “”; true; false), chọn định dạng là màu tô và nền xám, ta có kết quả sau:
  • Khi bạn hoàn tất, hãy nhớ trả lại giá trị của January trong ô B4.Phew, đó là phần đặt ngày cho công thức bảng. Khi hết thời gian, hãy đặt lại các ký hiệu chấm công và bạn đã hoàn tất. ĐẶC ĐIỂM NỔI BẬT
  • Bạn chọn từ một số công cụ ký hiệu cho một số loại công cụ như sau: Ngày thực tế (toàn thời gian):
    Nửa ngày làm việc (nửa ca, nửa ngày …)
    Nghỉ phép có lương (đi học, họp, xin phép… nghỉ không lương)
    Ra đi không lương
    …. (đơn vị lựa chọn của các công thức hình ảnh khác nhau) Lưu ý rằng mỗi ký hiệu sẽ tương ứng với 1 công cụ cột (hoặc cách khác), ngoài 1 công cụ cột tổng Trong ví dụ, tôi đặt như sau: Ngày thực tế: x
    Nửa ngày:
    Nghỉ có lương: P
    Nghỉ không lương: CZK
    Ốm đau, thai sản: O

    Chức năng chấm công tính lương trong bảng chấm công Excel

  • Trong cột ngày thực tế của hàm (cột AJ), trong ô AJ11, hãy đặt sau hàm: = COUNTIF ($ E11: $ AI11; $ G $ 34)
  • Hàm nội dung: Đếm số lần giá trị xuất hiện trong ô G34, trong phạm vi từ E11 đến AI11. Giá trị trong ô G34 là ký hiệu đầy đủ của ngày làm việc, phạm vi E11 đến AI11 là công thức số cho tháng đầu tiên (hàng 11), cố định cột E và AI để việc sao chép công thức không ảnh hưởng đến dấu chấm.
  • Tương tự với các cột khác, chúng tôi đặt công thức: Ô AK11 (Nửa công việc) = countif ($ E11: $ AI11; $ G $ 35)
    Ô AL11 (Kỳ nghỉ trả phí) = countif ($ E11: $ AI11; $ G $ 36)
    Ô AM11 (nghỉ không lương) = countif ($ E11: $ AI11; $ G $ 37)
    Ô AN11 (đau, thai sản) = countif ($ E11: $ AI11; $ G $ 38)
    Tổng số công ty sẽ tính theo máy tính yêu cầu đơn vị. Ví dụ: tổng số ngày làm việc = Số ngày làm việc thực tế + Một nửa công việc x 0,5 + Nghỉ phép + Chế độ ốm đau, thai sản AO11 = AJ11 + AK11 * 0,5 + AL11 + AN11
  • Sau khi thiết lập công thức, chúng tôi đã sao chép công thức cho các nhân viên khác
  • Khi hoàn thành, nó sẽ như thế này:

bảng chấm công excel

Qua bài viết trên của Thaotruong.com Bạn đã biết cách tạo bảng chấm công excel. Nhớ like và share để ủng hộ nhóm admin nhé

Bình luận

Đáp lại

Nguồn : thaotruong.com

Leave a comment
Enable referrer and click cookie to search for faaf068cdeb8e719 d87b67033959152f [] 2.7.3